Objet de la politique
La présente politique explique comment les données à caractère personnel sont collectées et utilisées dans le cadre du Site et de l’application Ikaly, à quelles fins, pendant combien de temps, avec qui elles sont partagées et quels droits peuvent être exercés.
Elle concerne les professionnels qui créent un Compte, les utilisateurs autorisés de leur entreprise, les prospects, les personnes qui contactent l’assistance et, dans les limites précisées ci-dessous, les personnes dont les données sont enregistrées par un Client professionnel dans Ikaly.
Identité du responsable de traitement
Pour les traitements réalisés pour ses propres besoins, le responsable de traitement est :
- Cédric Robalo Cajado, entrepreneur individuel (EI), exerçant sous le nom commercial Ikaly
- Adresse : 5 rue de la Rouletière, 37210 Parçay-Meslay, France
- SIREN : 104 618 467
- Courriel relatif à la protection des données : support@ikaly.fr
- Délégué à la protection des données, si désigné : non désigné
- Site et application : https://www.ikaly.fr et application Ikaly
Rôle d’Ikaly selon les données traitées
Ikaly comme responsable de traitement
Ikaly détermine les finalités et les moyens des traitements nécessaires à la création des Comptes, à la gestion de l’abonnement, à la facturation, à l’assistance, à la sécurité, à l’amélioration du produit, à la communication commerciale d’Ikaly et au respect de ses obligations légales. Pour ces traitements, la société éditrice d’Ikaly agit comme responsable de traitement.
Ikaly comme sous-traitant
Lorsqu’un Client professionnel enregistre dans Ikaly des données relatives à sa propre clientèle, à ses rendez-vous, à ses prestations, à ses paiements ou aux messages qu’il adresse, ce Client détermine les finalités de leur utilisation. Il agit alors comme responsable de traitement et Ikaly traite ces données pour son compte, sur ses instructions documentées.
Ces traitements doivent être encadrés par un accord de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD. La présente politique ne remplace pas les mentions d’information que chaque Client doit fournir à sa propre clientèle.
Personnes concernées
Les personnes susceptibles d’être concernées sont :
- les professionnels indépendants et représentants d’entreprises qui créent ou administrent un Compte ;
- les collaborateurs et utilisateurs autorisés rattachés au Compte ;
- les prospects, personnes inscrites à une liste d’attente ou à une communication Ikaly ;
- les personnes qui contactent l’assistance ou participent à un test, une enquête ou un entretien produit ;
- les clients finaux des professionnels utilisateurs, lorsque leurs données sont saisies ou collectées dans Ikaly sous la responsabilité de ces professionnels ;
- les visiteurs du Site et des pages publiques de réservation.
Catégories de données collectées
Selon l’utilisation du Service, Ikaly peut traiter les catégories suivantes :
- identité et coordonnées : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone ;
- informations professionnelles : entreprise, activité, métier, adresse professionnelle, SIREN, numéro de TVA et préférences de configuration ;
- données de Compte : identifiant, mot de passe chiffré ou haché, rôle, droits d’accès, historique des connexions et paramètres ;
- abonnement et facturation : formule, échéances, factures, statut des paiements et références de transaction ;
- données d’utilisation : fonctionnalités consultées, actions réalisées, appareils, navigateur, adresse IP, journaux techniques et incidents ;
- échanges : demandes d’assistance, courriels, réponses aux questionnaires, retours produit et pièces jointes ;
- données commerciales : inscriptions, préférences de communication, campagnes reçues et interactions avec les messages ;
- Données Client : profils de clientèle, rendez-vous, prestations, montants, paiements enregistrés, indicateurs financiers et commerciaux, messages et rappels gérés pour le compte du Client professionnel ;
- cookies et identifiants similaires, selon les choix exprimés par le visiteur.
Les données bancaires complètes sont traitées directement par le prestataire de paiement lorsqu’un tel service est utilisé et ne sont pas conservées par Ikaly.
Les données obligatoires sont signalées lors de leur collecte. Sans ces informations, la création du Compte, la fourniture de la fonctionnalité demandée ou la facturation peut être impossible.
Origine des données
Les données sont principalement fournies directement par la personne concernée ou par l’administrateur de son entreprise. Certaines données sont générées automatiquement lors de l’utilisation du Site ou de l’Application.
Les données relatives à la clientèle d’un professionnel sont fournies par ce professionnel, par ses utilisateurs autorisés ou directement par la personne concernée lorsqu’elle utilise une page de réservation ou un formulaire mis à disposition au nom du professionnel.
Finalités, bases légales et durées de conservation
Les durées ci-dessous constituent les règles prévues pour cette version. Elles devront être alignées avec les outils réellement utilisés et le registre interne des traitements avant publication.
| Traitement | Base légale | Conservation |
|---|---|---|
| Création et gestion du Compte, authentification et fourniture du Service | Exécution du contrat | Pendant la durée du Compte, puis données nécessaires à la preuve du contrat pendant 5 ans |
| Gestion de l’abonnement, des paiements et des factures | Exécution du contrat et obligations légales | Données de gestion pendant le contrat ; factures et pièces comptables pendant 10 ans |
| Assistance, traitement des demandes et suivi des incidents | Exécution du contrat et intérêt légitime à assurer un support de qualité | 3 ans après la clôture de la demande, sauf nécessité contentieuse |
| Sécurité, prévention des abus et journalisation technique | Intérêt légitime à sécuriser le Service et, selon le cas, obligation légale | Journaux courants jusqu’à 12 mois ; conservation plus longue uniquement en cas d’incident ou de contentieux |
| Mesure de l’usage et amélioration d’Ikaly | Intérêt légitime pour les mesures strictement nécessaires ; consentement pour les traceurs non essentiels | Données identifiantes jusqu’à 24 mois ; statistiques anonymisées sans durée liée à une personne |
| Information sur les nouveautés et prospection auprès des Clients | Intérêt légitime à développer la relation B2B, avec droit d’opposition | Pendant la relation commerciale puis 3 ans après sa fin |
| Prospection auprès de prospects et listes d’attente | Consentement ou intérêt légitime en B2B selon le canal et le contexte | 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect |
| Gestion des demandes d’exercice de droits | Obligation légale | Correspondance pendant 5 ans ; justificatif d’identité supprimé après vérification sauf nécessité particulière |
| Respect des obligations légales, défense des droits et contentieux | Obligation légale ou intérêt légitime à défendre les droits d’Ikaly | Durée imposée par le texte applicable ou durée de prescription concernée |
| Données de la clientèle des professionnels traitées pour leur compte | Instructions du Client responsable de traitement ; contrat de sous-traitance | Pendant le Compte et la transition ; récupération au moins 30 jours puis suppression, sauf obligation légale ou sauvegarde temporaire |
Destinataires et sous-traitants
Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin pour leurs missions, dans la limite de leurs habilitations. Elles peuvent être communiquées aux catégories suivantes :
- personnel et prestataires autorisés intervenant pour Ikaly ;
- hébergeur et fournisseurs d’infrastructure ;
- prestataire de paiement et de facturation ;
- prestataires de messagerie électronique, SMS et notifications ;
- outils d’assistance, d’authentification, d’analyse et de suivi des incidents ;
- conseils juridiques, comptables, assureurs et auditeurs ;
- administrations, autorités et juridictions lorsqu’une communication est légalement requise ;
- acquéreur ou successeur en cas de réorganisation, sous réserve des garanties applicables.
Les principaux sous-traitants sont : Supabase (base de données et authentification, Union européenne, Irlande), Vercel (hébergement du Site et de l’API), Stripe (paiements), Resend (e-mails), Twilio (SMS), Expo (notifications push), OpenAI (analyse des justificatifs de dépenses importés par les professionnels) et Google (connexion avec Google, formulaire d’assistance). La liste détaillée peut être demandée à support@ikaly.fr.
Ikaly ne vend pas les données personnelles et n’utilise pas les données de la clientèle de ses Clients pour sa propre prospection commerciale.
Hébergement et transferts hors Espace économique européen
L’infrastructure principale du Service est située dans l’Union européenne (Irlande) pour la base de données ; le Site et l’API sont servis par l’infrastructure mondiale de Vercel.
Certains prestataires peuvent traiter des données depuis un pays situé hors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, le transfert repose sur une décision d’adéquation de la Commission européenne ou sur des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types, complétées si nécessaire par des mesures techniques et organisationnelles.
La liste des pays concernés, des garanties utilisées et les moyens d’en obtenir une copie peuvent être demandés à support@ikaly.fr.
Sécurité et confidentialité
Ikaly met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, notamment la gestion des habilitations, la protection des accès, le chiffrement approprié des communications et des secrets, la journalisation, les sauvegardes, la surveillance des incidents et l’encadrement contractuel des prestataires.
Aucune transmission ou conservation ne pouvant être garantie comme absolument sûre, toute personne qui constate une anomalie, une compromission de Compte ou un accès non autorisé doit contacter sans délai support@ikaly.fr.
Données sensibles
Ikaly n’est pas destiné, par défaut, à recevoir des catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD, notamment des données de santé, des informations médicales ou des allergies.
Un Client ne doit saisir de telles informations que si une fonctionnalité a été expressément conçue à cet effet, si cette collecte est nécessaire à son activité, s’il dispose d’une base juridique valable et si les mesures de sécurité et d’information requises sont en place.
Communications commerciales
Ikaly peut adresser aux professionnels des informations relatives au Service, à son utilisation, à la sécurité ou à la facturation lorsque ces messages sont nécessaires à l’exécution du contrat.
Les communications promotionnelles sont envoyées sur la base du consentement ou, lorsque la réglementation le permet dans une relation B2B, de l’intérêt légitime d’Ikaly. Chaque message promotionnel comporte un moyen simple de s’opposer aux envois futurs.
Les messages et rappels envoyés par un Client à sa propre clientèle au moyen d’Ikaly sont placés sous la responsabilité de ce Client, qui doit déterminer leur base légale, leur contenu, leurs destinataires et leurs règles de conservation.
Décisions automatisées
Ikaly peut produire des indicateurs, calculs, alertes ou recommandations d’aide au pilotage. Sauf indication contraire portée à la connaissance de la personne concernée, aucune décision produisant un effet juridique ou affectant significativement une personne n’est prise exclusivement de manière automatisée par Ikaly.
Droits des personnes
Dans les conditions prévues par le RGPD, une personne peut exercer les droits suivants :
- accéder aux données qui la concernent et en obtenir une copie ;
- faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
- demander l’effacement de ses données lorsque les conditions sont réunies ;
- demander la limitation d’un traitement ;
- s’opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime, notamment à la prospection ;
- retirer son consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements antérieurs ;
- recevoir les données fournies dans un format structuré et exercer son droit à la portabilité lorsque celui-ci s’applique ;
- définir des directives relatives au sort de ses données après son décès, lorsque le droit français le permet.
Une personne cliente d’un professionnel utilisateur d’Ikaly doit en principe contacter directement ce professionnel, qui est responsable de traitement. Ikaly l’assistera dans le traitement de la demande conformément à l’accord de sous-traitance.
Exercice des droits
Les demandes peuvent être adressées à support@ikaly.fr ou par courrier à 5 rue de la Rouletière, 37210 Parçay-Meslay, France. Elles doivent préciser le droit exercé et permettre d’identifier le Compte ou le traitement concerné.
Une preuve d’identité peut être demandée uniquement en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur. Ikaly répond en principe dans un délai d’un mois, susceptible d’être prolongé de deux mois lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie, après information de la personne.
Toute personne estimant, après avoir contacté Ikaly, que ses droits ne sont pas respectés peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou depuis le site www.cnil.fr.
Données concernant des mineurs
La création d’un Compte Ikaly est réservée aux professionnels disposant de la capacité nécessaire pour contracter. Lorsqu’un Client professionnel enregistre des informations relatives à un mineur dans le cadre de sa propre prestation, il lui appartient de respecter les règles d’information, d’autorisation et de protection applicables.
Mise à jour de la politique
Cette politique peut être modifiée pour tenir compte d’une évolution du Service, des traitements, des prestataires ou de la réglementation. La date de mise à jour figure en première page. En cas de modification substantielle, une information est adressée par un moyen approprié avant son entrée en vigueur lorsque cela est requis.
Contact
Pour toute question relative à cette politique ou à l’utilisation des données personnelles :
- Courriel : support@ikaly.fr
- Sécurité et incidents : support@ikaly.fr
- Adresse postale : 5 rue de la Rouletière, 37210 Parçay-Meslay, France